12/02/2019
Representantes da Faculdade de Tecnologia e do Departamento Regional do SENAI Porto Alegre, e da CIERGS, realizaram uma visita técnica ao Arquivo Acadêmico da Universidade Franciscana na tarde de sexta-feira, 8 de fevereiro.
A visita se deu em razão da portaria 315 do MEC, que em dezembro de 2018 estabeleceu novas exigências sobre o acervo de documentação digital das instituições de ensino superior. A partir da data, as IES passam a operar documentos de forma digital.
Além disso, a vinda à Santa Maria, se dá pelo fato de a UFN ter sido indicada como referência no processo de digitalização de documentos acadêmicos pela Consultoria em Assuntos Educacionais – CONSAE.
Os visitantes se reuniram com o Diretor da Secretaria Acadêmica, Leonardo Silva de Camargo, afim de ver como se dá o processo de digitalização dos documentos acadêmicos, bem como as práticas utilizadas pela instituição para o arquivamento de tais documentos.
A ideia não é eliminar o físico (papel), por conta do arquivo histórico (memória), mas facilitar o processo de localização desses documentos, através da tecnologia disponível hoje, como o QR Code.
“Para mim tudo é bem novo, eu vim para conhecer como funciona. Até então não tínhamos um regramento para isso, pois o arquivo das escolas do sistema FIERGS é muito grande. Hoje sofremos muito com a documentação antiga, pois muitas vezes nos solicitam algum documento para encaminhar a aposentadoria, e aí temos que procurar nos arquivos físicos da década de 40 e 50”, explica a analista da Gerência de Educação Profissional e Tecnológica (GEPTEC) do SENAI-RS, Alessandra Trost.
Os visitantes acompanharam o processo de cadastro de um documento estudantil do arquivo histórico, onde os documentos são digitalizados, e reunidos em uma pasta digital, que fica em um sistema que pode ser acessado pelas secretarias dos cursos. Esse documento pode ser encontrado posteriormente através de um QR Code ou pelo número do CPF do aluno.
“Estamos sempre em processo de aprendizagem, buscando inspiração em instituições de ensino superior que possam nos ajudar a descobrir a melhor forma de trabalhar. Agora veio a questão da digitalização, que nos preocupou bastante. Por isso viemos perguntar para quem sabe. Aprender como é feito aqui, pois a UFN já tinha essa expertise de como fazer antes mesmo da exigência dessa portaria”, observa a secretária acadêmica da Faculdade de Tecnologia SENAI, Sandra Regina Lopes Vieira.
O arquivo acadêmico da UFN reúne a documentação em um arquivo corrente, referente ao aluno matriculado; o arquivo intermediário, referente ao aluno recentemente diplomado; e o arquivo permanente, referente à documentação pessoal do aluno.
Estes devem ser mantidos por cerca de 100 anos, então, ficam localizados no arquivo histórico que é uma sala separada onde reúnem-se os documentos de desde quando a instituição foi fundada, há mais de 60 anos.
“A gente não faz isso para a gente, conhecimento não fica restrito, tem que ser amplo. Esperamos que eles possam aproveitar as nossas experiências durante o processo, para implementar um processo de digitalização de documentos de forma mais fácil, inspirados nas nossas dicas. A gente já trabalha com a secretaria acadêmica digital desde 2013, por isso fomos indicados pela Consultoria em Assuntos Educacionais (CONSAE) para os inspirar durante essa mudança”, relata o diretor da Secretaria Acadêmica da UFN, Leonardo Silva de Camargo.
Também participaram da visita, o coordenador de Educação Superior do SENAI, Leandro José Cassol, e a analista de gestão e serviços administrativos do CIERGS, Elizana Antunes.
Texto e Fotografias: Thayane Rodrigues / Estagiária Jornalismo
